Les avantages de l'externalisation
Véritable casse-tête pour les uns, insatisfaction pour les autres ou encore solution idéale ?
L’externalisation n’est pas un art facile, et il faut d’emblée se débarrasser de certaines idées reçues, et notamment celle qui consisterait à sous-entendre qu’externaliser, c’est se débarrasser immédiatement et définitivement d’un problème.
Certes, le but recherché est celui-ci, à savoir externaliser une problématique interne à l’entreprise, et éradiquer au passage toutes les nuisances inhérentes au maintien de son internalisation (perte de temps, déstructuration, qualité insuffisante, explosion des coûts etc…)
Alors si une des motivations qui pousse à externaliser, c’est le gain de temps, il faut être conscient qu’une telle démarche demande un surcroit de travail pour être mise en œuvre.
Certaines étapes préalables sont incontournables, et nécessitent une très grande attention.
Certes, le but recherché est celui-ci, à savoir externaliser une problématique interne à l’entreprise, et éradiquer au passage toutes les nuisances inhérentes au maintien de son internalisation (perte de temps, déstructuration, qualité insuffisante, explosion des coûts etc…)
Alors si une des motivations qui pousse à externaliser, c’est le gain de temps, il faut être conscient qu’une telle démarche demande un surcroit de travail pour être mise en œuvre.
Certaines étapes préalables sont incontournables, et nécessitent une très grande attention.
- 1ère étape : formaliser le besoin.
Que souhaite-t-on externaliser, pourquoi, quels sont le périmètre et le degré d’externalisation ? De quel budget dispose-t-on, quels sont les retours attendus en terme de service rendus, de niveau de qualité, et de ROI ?
- 2ème étape : Une fois le consensus obtenu sur ces différentes questions, vient l’étape suivante, tout aussi cruciale, la rédaction du cahier des charges.
Plus il sera précis, plus pertinente sera la démarche de consultation des Outsourcers.
En effet, ces derniers comprendront mieux vos besoins, et vous limiterez au maximum les zones de flou ou de libre interprétation.
En effet, ces derniers comprendront mieux vos besoins, et vous limiterez au maximum les zones de flou ou de libre interprétation.
- 3ème étape : La consultation. Egalement fort consommatrice en temps, c’est l’étape au cours de laquelle vous allez tout d’abord sélectionner les entreprises que vous souhaitez consulter, ensuite vous analyserez, évaluerez et comparerez les réponses, établirez une short list (présélection de 2 ou 3 soumissionnaires), demanderez une soutenance des réponses par ces sociétés shortlistées, et finalement vous devrez vérifier l’existence des infrastructures et des moyens que les prétendants annoncent mettre à votre disposition.
La sélection des sociétés auxquelles vous enverrez votre appel d’offre doit être une étape réfléchie.
Vérifiez tout d’abord leur santé financière. La pérennité du sous-traitant est cruciale. Changer de sous-traitant, peu en importe la raison, est une opération coûteuse et parfois risquée.
Vérifiez tout d’abord leur santé financière. La pérennité du sous-traitant est cruciale. Changer de sous-traitant, peu en importe la raison, est une opération coûteuse et parfois risquée.
Ensuite, choisissez judicieusement les typologies des sociétés consultées. Attention aux sous-traitants trop « gros », pour lesquels vous serez quantité négligeable. Inversement, la survie d’un sous-traitant ne doit pas dépendre du seul maintien de vos prestations.
Idéalement, le panel de sociétés doit être « panaché » (grands groupes, PME/PMI, petites structures spécialisées, éventuellement offshore, etc…), avec tout de même une plus forte proportion de sociétés dont la taille est comparable à la votre.
Point également important, demandez quel sera votre niveau de sollicitation dans les différentes phases du projet. Un Outsourcer qui pense reprendre une de vos activités, sans vous solliciter et sans votre collaboration active, est d’emblée à ranger dans la case « suspect ».
Point également important, demandez quel sera votre niveau de sollicitation dans les différentes phases du projet. Un Outsourcer qui pense reprendre une de vos activités, sans vous solliciter et sans votre collaboration active, est d’emblée à ranger dans la case « suspect ».
- 4ème étape : La mise en oeuvre du projet.
C’est au cours de cette phase que vous devrez transférer une partie de votre savoir faire, de vos process et documentations internes, afin de garantir une externalisation réussie.
Cette étape peut parfois mobiliser un ou plusieurs de vos collaborateurs, selon le degré d’externalisation.
Cette étape peut parfois mobiliser un ou plusieurs de vos collaborateurs, selon le degré d’externalisation.
- 5ème étape : La phase probatoire.
C’est lors de cette étape, que vous laisserez à votre sous-traitant, le temps de régler son dispositif, avec pour cible les niveaux de services que vous exigez, et pour lesquels il s’est engagé.
- 6ème étape : La phase de croisière/Mode RUN
Période contractuelle de délivrance, celle-ci peut durer plusieurs années, tant que le service que vous attendez vous est rendu.
- 7ème étape : Réversibilité
Etape parfois occultée, voir oubliée. Il est recommandé de questionner les prétendants, sur leur façon de gérer leur sortie du contrat, et de valoriser cette étape dans leur proposition.
Cela peut vous éviter de mauvaises surprises en cas de non satisfaction, et éviter la captivité vis-à-vis d’un sous-traitant indélicat…
Cela peut vous éviter de mauvaises surprises en cas de non satisfaction, et éviter la captivité vis-à-vis d’un sous-traitant indélicat…
Voici résumées les principales étapes de l’externalisation.
En guise de conclusion, nous ne saurions trop vous conseiller de développer une vraie relation de partenariat plutôt qu’une simple relation clients/fournisseurs.
Vous tirerez le meilleur profit, dans le sens noble du terme, de votre sous-traitant.
Il vous accompagnera alors dans votre croissance et votre stratégie d’entreprise.
Il vous étonnera même par sa capacité à être force de proposition…
En guise de conclusion, nous ne saurions trop vous conseiller de développer une vraie relation de partenariat plutôt qu’une simple relation clients/fournisseurs.
Vous tirerez le meilleur profit, dans le sens noble du terme, de votre sous-traitant.
Il vous accompagnera alors dans votre croissance et votre stratégie d’entreprise.
Il vous étonnera même par sa capacité à être force de proposition…
